Office Key

Office Key® är ett effektivt, enkelt och professionellt mallsystem

För användaren

Office Key är en enkel och smart portal för att skapa dokument i Microsoft Office och Acrobat. Du kan starta Office Key-portalen från flera platser – startmenyn, skrivbordet eller i Office-programmen.

I Office Keys mallväljare visas samtliga tillgängliga mallar som din organisation publicerat. Dokumentmallarna ligger logiskt grupperade och du behöver inte hålla reda på vilket program som ska användas. Välj dokumentmall och rätt program startas.

Adress- och användaruppgifter infogas automatiskt. Ofta visas en dialogruta där du ska fylla i ytterligare information. När du sedan börjar skriva finns specialanpassade kommandon i en egen menyflik. Allt för att göra ditt arbete så enkelt och smidigt som möjligt. Se exempel på företagsanpassad menyflik i Word under Lathundar.

Varje dokument som skrivs blir skräddarsytt för både företaget och användaren i enlighet med den grafiska profilen. Lika snyggt och korrekt oavsett vem som skriver.

För administratören

Till Office Key medföljer verktyg för systemadministratören för att kunna vidareutveckla och bygga ut med nya mallar. Med verktygen går det att skapa mallar med intelligens utan att kunna programmera.

Office Key gör det enkelt att uppdatera mallar i takt med att den grafiska profilen justeras. Alla ändringar slår igenom direkt hos alla användare.

Office Key Online

Office Key Online kan startas direkt i webbläsaren, från biblioteket i SharePoint eller Office 365. Med Office Key Online får du ordning och reda utan klientinstallation. Mallarna går enkelt och snabbt att uppdatera och blir tillgängliga för användarna direkt vid publicering.

Office Key i Office 365

Nu finns möjligheten att arbeta med företagets mallar direkt från Office 365. Vår lösning fungerar både på PC och Mac och levereras som webbtjänst.

Office365

Office Key Projekt

För stora och komplexa projekt med många inblandade företag och parter behövs det ett mallsystem som kan hantera förändringar och avancerade flöden.

Med Office Key Projekt har ni ett mallsystem som klarar av flera projekt och olika företag samtidigt.

Flera projekt med olika konfigurering och mallar

Office Key Projekt-portalen erbjuder alla de funktioner och möjligheter som finns i Office Key och innehåller dessutom flera olika projekt. Användarna kan enkelt växla mellan projekten och varje projekt kan ha egna grunddata, inställningar och mallar.

Spårbarhet med metadata

Med Office Key Projekt populeras metadata via dialogrutor med obligatoriska fält, förinställda listor och koppling till t.ex. SharePoint och Chaos desktop.

 

Skärmbilderna visar Office Key Projekt för Trafikverket

Outlook-modul med automatiska signaturer

Med Office Key får du även tillgång till vår Outlook-modul som säkerställer att signaturen i Outlook är korrekt och uppdaterad.

För företag där man ofta byter mellan olika signaturer, exempelvis mellan olika språk, kan en dialogruta visas med signatur-val vid varje nytt e-postmeddelande. Vanligast är dock att en variant väljs som standard och att användaren sedan vid behov enkelt byter signatur med ett kommando i Office Key-fliken.

Outlook-modulen innehåller även kommando för att enkelt spara e-postmeddelande och bifogade filer.

Avancerad signaturlösning med val av både signatur och arbetsplats

 

Mallar med intelligens

IntraKey skapar smarta mallar inom alla Office-program och i Adobe Acrobat. Mallarna innehåller format, rutiner och bilder så att användare enkelt och effektivt ska kunna producera sina dokument.

Kom igång med mallar

IntraKey kan hjälpa er att komma igång med mallar i företaget. När vi tar fram mallar från grunden börjar vi oftast med brevmallen. IntraKey har stor erfarenhet efter att ha gjort ett hundratal brevmallar genom åren och kan ge förslag baserad på den grafiska profilen med korrekta marginaler, format och logotyp.

Ofta behövs en flexibilitet i utformningen, t.ex. ska brevet fungera på olika sätt beroende på vilken avdelning som använder det. Det kan exempelvis finnas flera logotyper i företaget. IntraKey skapar rutiner så att samma mall kan fungera på flera sätt. När brevmallen finns på plats utgår vi från denna för att bygga upp företagets mallbibliotek. Vi kan även erbjuda hjälp med den fortsatta administrationen av mallar på företaget.

Mallar med format, innehåll och rutiner

När det gäller komplexa mallar, t.ex. rapporter, så inleder vi med en liten förstudie där vi samlar in redan skrivna rapporter och intervjuar skribenter. En bra mall ska innehålla alla format som behövs – ett antal rubriknivåer, punktlistor, nivåer för innehållsförteckning, tabellformat, bildtexter osv.

Vi identifierar vilka olika typer av innehåll som ska ingå, t.ex. titelsida, innehållsförteckning, förord, sammanfattning, inlaga, bilagor, referenser. Användaren kan få möjligheten att inledningsvis välja vad som ska ingå i sin rapport.

Specialrutiner

Mallar innehåller ofta dialogrutor där val kan göras och information kan matas in. En mall kan också innehålla specialrutiner som nås via nya knappar och menyval, t.ex. för att infoga information och bilder.